Veri Karmaşasından Nasıl Kurtulursunuz? DCAP ile Verilerinizi Düzenli Hale Getirin

Aynı sözleşmenin onlarca farklı versiyonu, farklı klasörlere dağılmış durumda. Müşteri veritabanı, herkesin erişimine açık tek sunucuya kopyalanmış. En güncel ürün sunumuna ise tek türlü ulaşılamıyor. Bu senaryolar size tanıdık geliyor mu?

Şirketlerdeki malumat miktarı gittikçe artıyor. Kritik iş verileri, firma altyapının dört tek yanına dağılmış durumda: farklı klasörlerde saklanıyor, lüzumsiz yere çoğaltılıyor, çalışanların kişisel cihazlarına, gökyüzü servislerine ya da herkese açık paylaşım alanlarına kopyalanıyor. Bir noktadan sonra, hangi verinin nereden bulunduğunu ve kimler tarafından erişildiğini izleyen neredeyseymiş imkânsız hale geliyor.

Gerekli denetim mekanizmaları olmadığında, malumat sızıntıları yaşanıyor, veriler kayboluyor ya da eleştirel dosyalar kazara ya da kasıtlı olarak silinip değiştirilebiliyor. İşte bu sayısal düzensizlik, operasyonel verimsizlikten mali kayıplara, yarış avantajının yitirilmesinden regülasyon risklerine kadar geniş tek tesir alanı yaratır. Çünkü hangi verilere malik olduğunuzu, hangilerinin eleştirel olduğunu ve nereden bulunduğunu bilmiyorsanız, bu verileri korumanız mümkün değildir.

Kurumsal verilerini muhafaza etmek ve depolar alanlarında düzeni sağlamak isteyen her arasında biri şirket, kaçınılmaz olarak şu üç sualyla yüzleşir:

• Hangi veriler iş sürekliliği açısından kritik?
• Bu veriler nereden bulunuyor ve ne kadar yayılmış durumda?
• Bu verilere kimler erişiyor ve nasıl kullanılıyor?

Veri Yönetimi Olgunluğunu Nasıl Ölçebiliriz?

Gartner’ın, “Kurumsal Bilgi Yönetimi Olgunluk Modeli”, şirketlerin bilgi yönetimine yaklaşımını beş seviyede tanımlar. Bu seviyeler, hepsi tek kaostan, malumatnin stratejiklik tek varlık haline gelmesine kadar uzanıyor. İlk seviyenin belirtileri pek çoğumuza tanıdık gelir: malumat, tek iş varlığı olarak değil, yalnızca tek taraf ürün olarak görülür; norm saklama ve yönetim politikaları ise ya yoktur ya da uygulanmaz.

Bir sonrakiler seviyede, reaktif yaklaşımda (şirketlerin yaklaşık üçte birinin bulunduğu aşama), bilgi sualnları ayrım edilir bununla birlikte müdahale genelleme tek kayıp ya da buhran sonrasında gerçekleşir. Üçüncü düzey olan proaktif yaklaşım ise eleştirel tek dönüşüm noktasıdır. Bu aşamada şirketler, bilgi yönetimine sistematik çözümler getirir ve malumat mimarisini iş hedefleriyle hizalar.

Bunu, malumatnin artık değerli tek imkan olarak ele alındığı ve departmanların güvenilir verilere dayanarak çalıştığı yönetilen düzey takip eder. Son olarak, çok dahaaz şirketin ulaşabildiği optimize edilmiş seviyede veriler, yalnızca tek imkan değil, inovasyonu ve yarış avantajını doğrudan besleyen stratejiklik tek bileşen haline gelir.

Şirketlerin yaklaşık üçte arasında biri hâlâ reaktif düzeyde kedinmektadır. Reaktif ve proaktif yaklaşımlar arasındaki bu fark, yalınce teorik değil; beton kayıplar, çoğalan güvenlik riskleri ve kaçırılan iş fırsatları manaına gelir.

Otelcilik sektöründen tek müşterimle yaşadığım dava bunu netler şekilde ortaya koyuyor. Şirkette birinci bakışta tüm prosedürler düzgün işliyor gibi görünüyordu: konuk verileri toplanıyor, taranıyor ve depolanıyordu. Ancak yapılan denetimde, taranmış pasaport kopyaları ve diğer duyarlı belgelerin, oteldeki tüm çalışanların erişimine açık olduğu belirleme edildi. Belgeler, klasör sunucusunda hiç tek sınıflandırma ya da erişim kontrolü olmadan saklanıyordu. Bu şart açıkça gösteriyor ki, tesirn tek görünürlük ve denetim mekanizması olmadan, bilgi risklerinin gerçek boyutunu kavramak mümkün değildir.

İşte bu noktada, şirketleri bilgi kaosundan sistematik yönetime taşıyacak araçlara ihtiyaç duyulur.

DCAP, Kaostan Düzene Geçişte Nasıl Yardımcı Olur?

DCAP (Data-Centric Audit and Protection), hepsi da bu üç eleştirel sualya netler yanıtlar sağlar: Hangi veriler kritik? Nerede bulunuyorlar? Kimler erişiyor?

Pratikte DCAP şu adımlarla çalışır:

1.  Arama ve Envanter. Düzen sağlamanın birinci adımı, malik olduğunuz veriyi temel olmaktir. DCAP, firma altyapınızı (dosya sunucuları, uç noktalar (endpoint’ler), elektronikposta sistemleri ve gökyüzü ortamları) tarayarak tüm bilgi varlıklarını ortaya çıkarır. Böylece şirket, tüm bilgi varlıklarının bütünsel tek görünümünü elde eder.

2. Sınıflandırma. DCAP, dosyaların içeriğini ve bağlamsal özelliklerini çözümleme ederek verileri sınıflandırır. Bu sayede dosyalar; sözleşmeler, kişisel veriler, mali malumatler gibi kategorilere ayrılır.

3. Denetim ve Erişim Yönetimi. DCAP, duyarlı verilere kimlerin erişebildiğini çözümleme eder ve erişim haklarını içerik bazlı olarak yeniden düzenler. Böylece, muhasebe departmanının iş geliştirme stratejisi belgelerine, satış ekibinin ise mali raporlara erişimi manilenmiş olur.

4. Gerçek Zamanlı İzleme. Sistem, dosyalar üzerindeki tüm işlemleri (kopyalama, taşıma, silme vb.) sürekli izler. Bu sayede yalınce hadise sonrası çözümleme değil, anlık tehditleri belirlemei ve hızlı müdahale da mümkün hale gelir.

5. Gölge Kopyalama (Shadow Copy). DCAP, çalışanların malumatsayarlarında bulunan eleştirel verilerin kopyasını güvenli tek sunucuda saklar. Ayrıca, her arasında biri belgede yapılan oğullar değişikliklerin geçmişini da tutar. Bu sayede, kazara ya da kasıtlı silme ya da yanlışlı düzenlemelere karşı güçlü tek bilgi himaye katmanı oluşturulur. Silinen dosyalar gölge kopyadan basitca geri getirilebilir ya da tek belgenin önceki tek versiyonuna dönülebilir.

Düzensizlikten Yönetilebilir Altyapıya

Bilgi her arasında biri geçen gün artıyor ve bunu manuel olarak denetlemek artık mümkün değil. Sistematik tek yaklaşım olmadan, bilgi kaosu ve beraberinde getirdiği güvenlik riskleri katlanarak büyür. DCAP, bilgi karmaşasını ortadan kaldırır, iş süreçlerine denetim ve şeffaflık kazandırır ve veriyi pasif tek yük bulunmaktan çıhükümak kurumunuz için değer üreten stratejiklik tek varlığa dönüştürür.